組織管理体制の強化 チャットツールの導入〜入門編〜
チャットツールの普及
近年、企業や組織において、業務の効率化やコミュニケーションの円滑化を目的に「チャットツール」が急速に普及しています。
従来のメール・会議・口頭・メモ等が中心のコミュニケーションでは、機会やタイミングを逃してしまうケースもあることから、スマートフォンを使った素早い対応へのシフトが進んでいます。
特に中小企業では、少人数で多くの業務をこなしているため、情報共有の遅れや誤解が業務効率に大きな影響を与える場合があり、それを防ぐための手段として、チャットツールが活用されています。
導入時の課題
チャットツールの導入には多くのメリットがありますが、
一方でいくつかの課題も存在します。
ツールの定着
新しいツールに慣れるのが難しいと感じる従業員もいるため、導入時には適切な使い方を社内でルール化するなど、徐々に定着させる仕組みづくりが求められます。
セキュリティ対策
業務での情報のやり取りが増えることで、データの漏洩や不正アクセスのリスクが高まります。適切なアクセス管理やパスワード設定、作成した利用ルールの遵守が求められます。
通知管理
チャットツールは即時性が高いため、通知が多すぎると逆に業務に集中しづらくなる可能性があります。通知の設定やチャンネルの整理を適切に行うことが重要です。また、休日の対応ルールを作成することも大切です。
これらの課題に対応していくため、適切なツール選びと導入計画を立てることが重要です。それぞれの会社の業務内容や使用目的に合わせた比較検討をしていきましょう。
代表的なチャットツール
ここでは、企業での業務効率化やコミュニケーションの円滑化に役立つ代表的なチャットツールを3つ紹介します。
① LINE WORKS（ラインワークス）
- 普段使い慣れたLINEと同じ操作感で使用できます。
- スタンプや既読機能があり、感覚的に使いやすいです。
- ビジネス向けの機能（管理者設定、業務用アカウント）を搭載しています。
② Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）
- Microsoft365との連携が可能となっています。
- ビデオ会議の機能が充実していて使いやすいです。
- 中小企業だけでなく大規模な組織でも活用できます。
③ Chatwork（チャットワーク）
- シンプルな操作画面で誰でも簡単に使いやすい仕様になっています。
- タスク管理機能で従業員のタスク管理をすることができます。
- 中小企業向けの価格設定となっています。
- 個人事業主や小規模オフィスでの活用に適しています。外部の取引先とのやり取りもスムーズに行え、プロジェクト管理を効率化できます。
チャットツール導入時の注意点
チャットツールを導入する際には、以下の4つの点に注意しましょう。
セキュリティ対策を徹底する
二段階認証やアクセス制限を適用し、情報漏洩を防ぐ対策を講じましょう。
適切な利用ルールを策定する
不必要なメッセージの削減や業務に即した運用ルールを決め、効率的な活用を促進しましょう。
定期的な研修を実施する
ツールの基本的な使い方や便利な機能を社内研修で学ぶ機会を設け、スムーズな導入を図りましょう。
段階的な導入を徐々に進める
初めは小規模なチームで試験運用し、成功事例を基に全社展開することで定着を図りましょう。
まとめ
チャットツールは、単なるメッセージツールではなく、業務の効率化や生産性向上に貢献するDXツールです。
チャットツールの導入は、社内の円滑な情報共有を実現するチャンスです。まずは使いやすいツールから試して、DXへの第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか？