勤怠管理と給与計算のデジタル化
なぜ勤怠管理と給与計算のデジタル化が必要なのか？
勤怠管理と給与計算は、企業運営において必要不可欠な業務ですが、従来の紙ベースやExcel管理ではミスや非効率が発生しやすく、負担が大きい業務です。特に県内の中小企業では、人手不足の中で経理担当者が様々な業務を兼任するケースが多く、正確かつ迅速な処理が求められます。また、2023年4月から労働基準法の改正により、労働時間の適正管理が一層求められるようになっています。正確な勤怠記録を残すことが法律上も重要視される中、デジタルツールへの注目が集まっています。
勤怠管理と給与計算をデジタル化するメリット
① 業務の効率化と時間削減
勤怠管理・給与計算のデジタル化により、手作業での記録・集計・計算が不要になります。これにより、経理担当者の負担が軽減され、本来の業務に集中できる時間が増えます。
② 人為的ミスの削減
手作業による記録ミスや計算ミスを防ぐことができ、正確なデータ管理や支給が可能になります。
③ 法令遵守の強化
クラウド型のツールは、法令の改正などがあったときでもアップデートで対応してくれるため、最新の制度に対応しやすくなります。また、必要な記録を正確に保管できるため、書類発行や監査などにもスムーズに対応できます。
④ リモートワークや多拠点管理の対応
クラウド型のシステムを活用することで、どこからでも勤怠入力などが可能になります。これにより、現場への直行直帰が必要な企業やリモートワークを導入している企業、複数の拠点を持つ企業にも適した運用ができます。
⑤ 一目で勤怠状況の把握
一日の労働時間や一ヶ月の総労働時間、有給休暇の残日数、残業時間や欠勤状況など労務管理に必要な情報をわかりやすく把握することができます。
勤怠管理と給与計算システム導入の課題
勤怠管理・給与計算システムを導入する際には、いくつかの課題があります。その中でも特に多いのが、「システムの移行と定着化」 です。
新たにシステムを導入する場合、システム移行に時間がかかるため、業務多忙の状況では導入に向けた社長の決断が必要になることもあります。また、社内人材だけでは導入が難しい場合もあるため、専門スキルを持った外部人材の手助けも必要になる可能性があります。
従業員も新しいシステムに慣れるまで時間がかかることがあり、導入初期には手作業との併用が必要になる場合もあります。また、ITに不慣れな従業員にとっては、スマートフォンやPCでの操作が難しいと感じることもあります。
その他の課題としては、下記のような点があげられます。
- どのツールを選ぶべきか分からない。
- 初期導入コストや運用コストが発生する。
- 現在の給与計算・勤怠管理の仕組みとの連携が難しい。
代表的な勤怠管理・給与計算ツールと活用イメージ
① freee人事労務
- クラウド型でどこからでもアクセス可能
- 給与計算・社会保険手続きを一元管理
- 法改正にも自動対応
②King of Time
- 多様な打刻方法に対応
- リアルタイムで勤務状況を把握
- シフト管理機能が充実
③ jinjer
- 勤怠管理・給与計算・経費精算を一元管理
- AIを活用した業務効率化
- 多拠点管理が可能
勤怠管理・給与計算システム導入時の注意点
勤怠管理・給与計算システムを導入するときは、下記の点に注意して進めていきましょう。
適切なツール選定
会社の業務フローや従業員のITリテラシーに合わせて、使いやすいツールを選びましょう。
導入前のテスト運用
いきなり全社導入せず、小規模なチームや部署で試験運用を行い、自社に適したツールか確認しましょう。
セキュリティ対策
勤怠データや給与情報は機密性が高いため、アクセス権限の管理やセキュリティ設定を適切に行いましょう。
従業員への研修
操作方法や運用ルールをしっかり伝え、スムーズにシステムが定着するようにしましょう。
法改正への対応
労働基準法などの法改正に適応できるツールを選び、定期的にシステムのアップデートを確認しましょう。
まとめ
勤怠管理と給与計算のデジタル化は、業務の効率化と正確性向上に直結します。特に、手作業での管理によるミスを減らし、スムーズな給与支払いを実現するために、適切なツールを導入することが効果的です。
まずは、無料で試せるツールを活用しながら、自社に最適な方法を見つけることが成功の鍵となります。
勤怠管理や給与計算のデジタル化は、一度導入すれば長期的な効果が期待できます。少しずつでも取り組むことで、業務負担を軽減し、より生産的な業務環境を作り出していきましょう。