チームの仕事を効率化するための 「タスク管理ツール」活用のススメ
タスク管理とは？
DXの支援を進めていると、様々な企業で共通の課題に遭遇します。
それは、誰がいつまでにどの作業を進めなければならないかを上司もしくは従業員同士が十分把握できていないことです。やるべき仕事（タスク）が属人的になり、進捗が曖昧なまま放置されてしまうケースも少なくありません。
黒板やホワイトボードを使った予定の言語化は、一定の効果があるものの、手書きの情報は更新や共有が手間になりやすく、書き消しの繰り返しで過去の記録を遡ることができないという欠点もあります。
それを解決できる方法がタスク管理と呼ばれる手法です。
「タスク管理」とは、業務やプロジェクトに対して「誰が」「何を」「いつまでに」行うのかを明確に整理・管理することです。やるべき仕事（タスク）を細分化し、それぞれの担当者や期限を設定することで、業務の抜け・漏れを防ぎ、その進捗を適切に管理します。タスク管理の目的は、個人やチームの作業効率を向上させ、業務を計画的に遂行することにあります。
タスクが整理されていないと何が起こるのか？
タスクの管理が担当者に依存していると、次のような問題が起こります。
- 進捗状況が共有されず、他のメンバーが把握できない
- 業務が重複し、無駄な作業が増える
- 担当者が不在になると業務が停滞する
例えば、製造業では工程管理を紙のメモや口頭指示に頼るケースが見られます。
このような方法では、担当者が不在になった途端、作業の流れが止まってしまうこともあります。また、
- 進捗を確認する手間がかかるため、プロジェクトの遅れに気づきにくい
- タスクの優先順位が不明確で、効率的な業務遂行が難しくなる
といった問題も発生しやすくなります。
代表的なタスク管理ツール
こうした課題を解決するには、適切なツールを活用することが効果的です。
① Trello（トレロ）
- カンバン方式でタスクを整理し、進捗を一目で確認できる。
- 担当者を明確にし、チーム全体で共有できる。
- スマートフォンでも操作でき、現場でも利用しやすい。
活用イメージ
製造業や小売業での業務管理に活用できます。例えば、製品開発の各工程（企画・試作・生産）を「To Do」「進行中」「完了」のように分類し、チームでリアルタイムに共有できます。
② Googleスプレッドシート
- 無料で利用でき、手軽に導入できる。
- 表計算ツールであり、馴染みがある。
- 関数や条件付き書式を活用して、タスク管理を柔軟にカスタマイズできる。
活用イメージ
短期間のプロジェクト、小規模チームや個人事業主に最適です。例えば、タスクの進捗を「未着手」「進行中」「完了」といったカテゴリに分類し、期限や担当者を設定すれば、簡易的なプロジェクト管理が可能になります。
③ Notion（ノーション）
- タスク管理だけでなく、業務マニュアルや議事録も一元化できる。
- 自由度が高く、業務の流れに合わせたカスタマイズが可能。
- 視覚的にわかりやすいデザインで、初心者でも使いやすい。
活用イメージ
サービス業や飲食業でのシフト管理や業務マニュアルの共有に活用できます。例えば、新しいオペレーションを導入する際、業務の流れとタスク管理を一元化することで、業務の効率が向上します。
導入時の注意点
社内の運用ルールを明確にする
どのツールを導入しても、ルールが明確でないと機能しません。タスクの更新頻度や担当者の入力ルールを決めておくことが重要です
シンプルな運用から始める
最初から多機能を使おうとすると、かえって管理が複雑になりがちです。まずは基本的な機能だけを使い、業務に慣れてきたら徐々に活用範囲を広げるのが効果的です。
③ 社員の理解を深める
新しいツールを導入しても、社員が使いこなせなければ意味がありません。定期的な研修やマニュアル作成を行い、浸透させることが大切です。
まとめ
この記事を読んで難しく感じた方もいるかもしれませんが、紙や黒板で行われていたことを、
デジタルツールによって明確化し、仕組化しているのです。
業務の属人化を防ぐために、タスク管理ツールは効果的です。
次回は、タスク管理ツールの具体的な実践例をお見せします。