デジタルツールを活用した名刺管理
名刺交換はビジネスの基本ですが、紙の名刺を管理するのは手間がかかります。紙の名刺を整理し、必要なときに探し出す作業は時間がかかります。デジタルツールを使えば、名刺情報を自動でデータ化し、スマートフォンやPCから簡単に検索・共有が可能になります。
デジタルツールを活用するメリット
①撮影するだけでデータ化
スマートフォンで名刺を撮影するだけで、自動的に名刺情報をデータ化できます。これにより、必要なデータを簡単に検索でき、紙の名刺を探す手間がなくなります。
② 情報の共有がスムーズに
名刺情報を社内で共有しやすくなり、チーム全体で活用できます。営業や取引先の情報をリアルタイムで把握できるため、連携がスムーズになります。
③更新が簡単
デジタルツールでは、相手の情報が変更された際に自動更新される機能を持つものもあります。これにより、常に最新の情報を管理できます。
代表的な名刺管理ツール
①Eight（Sansan株式会社）
- スマートフォンで名刺を撮影するだけでデータ化できる。
- 名刺を交換した相手が情報を更新すると、最新のデータが自動で反映される。
- SNSのように交流できる機能を備えており、ビジネスネットワークを広げるのに便利。
②myBridge（マイブリッジ株式会社）
- 名刺情報をスマートフォンでデータ化できる。
- シンプルなインターフェースで、誰でも簡単に利用可能。
- LINEやメールで名刺情報を簡単に共有できる。
③ Wantedly People（ウォンテッドリー株式会社）
- 一度に最大10枚の名刺をスキャンできる。
- AI技術を活用し、高精度なデータ化が可能。
- スマホの連絡先と同期し、着信のときに名前を表示することができる。
活用イメージ
採用担当者がWantedly Peopleを活用することで、イベントや交流会で得た名刺を素早くデータ化し、関係構築に役立てることができます。
デジタル名刺管理ツール導入時の注意点
セキュリティ対策を意識する
名刺情報は個人情報を含むため、適切なセキュリティ対策が求められます。信頼できるサービスを選び、情報漏洩リスクを最小限に抑えましょう。
具体例）2段階認証機能があり、セキュリティが強固なツールを選択する。
社内のルールを決める
デジタルツールを導入する際には、どのツールを使用するか、どのように情報を共有するかを社内で明確に決めることが大切です。
具体例）顧客情報を共有する範囲を決め、特定の部署のみがアクセスできるようにするなど、情報を適切に管理するルールを設定する。
無料版と有料版の違いを把握する
各ツールには無料版と有料版があり、利用できる機能が異なります。例えば、基本的な機能（名刺のデータ化と検索機能など）は無料だが、企業向けの管理機能やカスタマイズを行う場合は有料といった場合があります。自社のニーズに合わせて、適切なプランを選択しましょう。
まとめ
デジタルツールを活用した名刺管理は、作業の効率化などさまざまなメリットをもたらします。
「名刺の整理が大変…」「必要な名刺がすぐに見つからない…」という悩みを抱えている方は、名刺管理ツールをご検討してみてはいかがでしょうか。