生産性の向上 情報共有や共同作業を効率化する「グループウェア」とは
グループウェアとは
これからデジタル化をはじめたい方の中で、以下の悩みを抱えている方はいませんか？
- 「業務をデジタル化したいが、どの機能があればいいのかわからない」
- 「ツールを増やし過ぎると管理やコストが増えるので二の足を踏んでいる」
- 「ツール選定が大変」
グループウェアには、業務に必要な様々な機能が集約されており、デジタル化初心者の方にも馴染みやすいツールです。
- メール
- カレンダー
- 文書、表計算、プレゼンテーション
- クラウド共有フォルダ
- アンケートや申し込みフォーム
- オンライン会議システム
- チャットシステム 等
※他にも搭載されている機能があります。
グループウェアは、インターネットを経由しアクセスできる仕組み(いわゆるクラウド)であることから、社内だけでなく外出先からも簡単にアクセスができます。
チーム全員が活用し、効率的にコミュニケーションや共同して作業を進めることが可能で業務の効率化が大幅に進む可能性があります。WordやExcelを提供するMicrosoft社が提供するMicrosoft 365（MS365）や検索エンジンで有名なGoogle社のGoogle Workspace（旧GSuite）といったツールがその一例です。
こうしたツールはパソコンで事務作業をする方が使うものと考えられる方が多いとは思いますが、建設業等の作業現場でも有効です。業務への取り入れ方や業務への影響範囲は会社単位で異なりますが、チャットツールによる社員同士のコミュニケーションや日報の送信、共有フォルダ内において現場で撮影した写真をその場で共有し、資料作成担当者に展開することも可能です。
グループウェア導入にあたる大きな課題
グループウェアを導入する上で一番大きな壁となるのは、「社員が使いこなせるかどうか」です。どれだけ便利なツールでも、使い方が分からなければ効果は発揮されません。
例えば、これまでメールだけでやり取りをしていた企業がチャットツールを導入すると、社員は「どう使えばいいの？」と戸惑います。また、豊富な機能があっても、どれをどう活用すればいいのか分からないまま放置されることも少なくありません。
これを解決するためには、
- 使い方をシンプルに伝える研修を行い、基本的な操作方法を理解してもらう。
- 簡単なタスクから始めることで、ツールの便利さを実感してもらう。
- 実践時にフォローできるメンバーや環境を整備する。
- 現場の声を取り入れて改善し、より使いやすい環境を整える。
こうした工夫を通じて、社員が「使いやすい」「便利だ」と感じられる環境を作ることが成功の鍵となります。
実際の活用事例
情報共有に手間がかかる状況
ある企業では、各部門が独自に資料を管理しており、情報の共有に時間を要してしまうことが課題でした。具体的には、資料を共有するたびに手作業で修正や統合がその都度必要となり、残業になることも多々ありました。
また、会議のスケジュール調整や議事録の管理にも多くの時間が費やされ、ファイルをメールで送付する際にはバージョン管理が不十分で混乱が生じることもありました。
グループウェアにより作業がコンパクトに
Microsoft社が提供するグループウェアMicrosoft365の導入によって、
必要な作業のみが残りコンパクトになりました
統一された情報管理
共有フォルダMicrosoft OneDriveを活用し、作業ファイルや資料はフォルダ内に一元管理。部門やプロジェクトごとにファイルを整理するなど規則整備も進め、ルールを理解した人は必要な情報に迅速にアクセスできます。
また、共有フォルダに標準装備されている検索機能にファイル名やキーワードを入力するだけで、過去の資料を遡り見つけることができました。
効率的な会議運営
カレンダー機能であるMicrosoft Outlookでメンバー間のスケジュールを可視化することができました。社内メンバーが関与するものは、会議の招待やリマインダー機能を活用し、参加忘れを防止。支社や社外関係者とはオンライン会議 Microsoft Teamsを利用し会議を実施。会議後は、Microsoft Wordで作成した議事録を展開しています。
文章作成
クラウド上でWordを利用することで新規保存や上書き保存の必要がなく、すべてのファイルが自動保存されます。
また、クラウド上で操作するWordは、アクセスしたメンバー全員の同時編集・閲覧が可能であるため、作業時間や上長への確認がラクになりました。同時に過去の編集履歴も保存されるため、必要に応じて遡り編集も可能です。
まとめ
今回取り上げた、Microsoft365やGoogle Workspace以外にも様々なグループウェアの種類があり、会社の状況や実態によって導入するべきツールが異なります。
どのツールを選択すればいいのか、何を基準に選定しデジタル化を進めればいいのかわからない方は、青森県DX総合窓口へのご相談をご検討ください。