売上拡大 Googleスプレッドシート活用法① 顧客管理
Googleスプレッドシートとは
Googleスプレッドシートは、Googleが提供するクラウドベースの表計算ソフトです。
Microsoft Excelのような計算やリスト作成ができるソフトですが、大きく違うのはインターネットを使ってデータを管理できることです。パソコンやスマホ、タブレットのブラウザで使用できます。また、複数の人が同時に編集したり確認したりすることができるので、チームでの作業がとてもスムーズになります。
リアルタイムで情報を共有できることが、Googleスプレッドシートの大きな魅力です。
Googleスプレッドシートを活用するメリット、デメリット
メリット
- Googleアカウントを持っていれば、 無料で利用ができます 。
- 複数人で共有と編集が同時に可能 なため、情報更新や共有がスムーズに行えます。
- データはGoogleドライブに自動保存されるため、 データ消失のリスクが減ります 。
- ソフトをインストールすることなく、 ブラウザで使用できます 。
デメリット
- インターネット環境が必須のため、オフライン環境では利用が制限されます。
- Excelとの互換性の制限があり、高度なExcel機能（マクロや複雑なグラフなど）は完全には再現できない場合があります。
- 初めて使用する場合、Excelとは異なる操作性に慣れる必要があります。
実際の活用事例
業務手順の多い顧客管理
ある企業では、電話を受けて確認した顧客情報を紙にメモしてからエクセルに打ちこんで管理していました。電話を受けるたびに手作業で更新を行う必要があり、メモを紛失してしまうなど情報の正確性に問題が生じることもありました。
また、異なる店舗で別々に管理しており、顧客リストを統合するのも時間がかかっていました。さらに情報を共有する際には、メールやFAXで送付する必要があり、時間と手間がかかっていました。
作業工程が減少し、必要な情報の集約化に成功
スプレッドシートの導入によって、
業務の効率化をすることができました
Googleスプレッドシートで顧客管理シートの作成
非効率な管理となっていた状態を改善するため、各店舗からヒアリングして必要な項目を選定しました。そのうえでGoogleスプレッドシートを活用し、顧客管理シートを作成しました。
導入後の変化
- 各担当者がリアルタイムでデータを更新できるようになり、常に最新の顧客情報を共有できるようになりました。
- スプレッドシートの検索やフィルタ機能を活用することで、必要な顧客情報を瞬時に見つけられるようになりました。
- 紙の管理システムを廃止したことで、印刷費用や保管スペースが不要になりました。
導入した担当者の声
導入以前は店舗ごとに管理していたリストを統合するために時間がかかっていましたし、そのリストの情報も正確ではないものもありました。しかし、スプレッドシート導入後は情報共有もスムーズに行えるようになりましたし、メモを介さず直接入力することで入力する情報のミスも少なくなりました。
また、シートを見ると様々な情報が一目で分かるため、次にやるべき作業にかかる時間も短縮することができました。
まとめ
Googleスプレッドシートは、コスト削減や業務効率化に大きな効果を発揮するツールです。特に顧客管理では、リアルタイムで情報更新と情報共有を行うことで、作業時間の大幅な短縮を図ることができます。
Googleスプレッドシートを活用した業務の効率化に取り組んでみてください。