自然は得意でもデジタルは苦手 青森県DX総合窓口へ相談し顧客管理を効率化

団体概要と青森県DX総合窓口への相談の経緯を教えてもらえますか？

私たち白神マタギ舎は、白神山地のツアーを参加者に合わせてオーダーメイドし、自然の魅力と文化を伝えるガイドをする団体です。オーダーメイドツアーは、参加者ひとりずつの希望に合わせたプランを組み立てるため、参加者が増えるたびに、顧客情報の管理や予約手続きが煩雑になる課題がありました。したがって、業務の効率化を図るためにデジタルツールの導入を検討し始めました。

支援を受けて取り組んだことを教えてもらえますか？

ツアー参加者の多くは、ホームページ内の申し込みから問い合わせをいただきます。申し込みを受け付けた後は、オーダーメイドに必要な情報を追加でお客様からヒアリングし、手元のメモ帳にまとめたものをExcelに情報整理します。その結果、かなりの時間を要してしまい、1日中事務作業に追われることを窓口に相談しました。
まずは、お客様の申し込みを受けてからツアーが終了するまでの流れを可視化してどこでどんな作業が発生しているかを整理し、デジタル化できそうな部分を話し合いました。それと同時に、デジタルの予算は十分でないこと、デジタルに苦手意識があるものの今回を機に積極的に業務効率化を図りたいと考えていることをお伝えしました。
窓口からは、無料で様々な機能を利用できるGoogleサービスを提案して頂きました。支援期間を通じて、丁寧にご説明いただきました。
具体的には、顧客情報管理の効率化のために、「Googleフォーム」と「Googleスプレッドシート」を利用することにしました。もともとの問い合わせフォームのみでは、ツアーガイドに必要な情報を収集できずメールや電話で追加のヒアリングが必要になること、問い合わせフォームとメモ帳の情報を集約することでExcelへの転記業務も不要になるとの分析によるものです。
早速、質問内容を見直し「Googleフォーム」にリニューアルしました。この変更により、顧客情報が自動的に「Googleスプレッドシート」にも記録され、情報集約が可能になっただけでなく、リアルタイムでデータを確認できるようになりました。結果として作業が削減され、業務効率化が実現できました。
支援終了間際には、Googleスプレッドシートを中心に他にもデジタル化できそうな既存の業務をピックアップしていただき、一人でも取り組めるようなサポートもしていただきました。

実際にGoogleサービスを活用した感想を教えてください

ツアーガイドに必要な顧客情報を収集する作業量がかなり削減されました。多いときは1週間で10件以上も情報整理をしなくてはならず、日中はガイド業務が入っており、パソコンでの作業はかなり大変でした。現在では、スマホで予約状況を確認しながらお客様とやり取りができるようになり、大変助かっています。Googleサービスを使っていない頃に戻れないです…

青森県DX総合窓口での支援を終えて、特によかったと実感したことはありますか？

できることが増えたことを実感しました。特に、わからないことに直面した際、自分で調べて解決する力が身についたことが大きな収穫です。以前は、何でも1から10まで質問しないと解決できなかったことが、今ではわからない部分だけを効率よく質問できるようになりました。検索の仕方を助言いただき、支援期間にたくさん試したことが要因です。デジタルに関する学習や操作は未だに苦手ではありますが、必要最低限の理解は必須だと考えています。業務を部分的にでもデジタル化することで、結果的に楽になる面も感じています。
また、青森県DX総合窓口の支援期間に限りがあったことも非常に有効でした！支援期間が長いとモチベーションや実践にもここまで集中できなかったように感じます。デジタルの側面だけでなくこちらのビジネスや優先的に解決したい課題を理解し、スケジュールや解決方法を示していただいたこともかなり高評価です。

小規模事業者のデジタル推進に向けたコメントをいただけますか？

まずは連絡してみるのが良いと思います。合うか合わないかは当然あるかもしれませんが、道が開ける可能性は十分にあります。
パソコン作業をはじめデジタル機器やサービスを使うことをできるだけ避けたい方も多いでしょう。一方で複雑な事務作業に嫌気が差している方も多いのではないでしょうか。まさに私がそうであったように、まずは自分がどうなりたいかを把握することが重要です。
業務のデジタル化は作業効率化につながる素晴らしいことですが、デジタル化を進める側の「利用できるようになりたい」「作業効率化したい」と思う強い気持ちがなければできないことです。相談できる環境は整っているので、この機会にぜひ必要性を検討してみてはいかがでしょうか。

インタビューに応じる小池さん

トレッキングへ向かうメンバー