ChatGPTとPythonを活用した事務作業の自動化 A-FACTORYのDX推進事例
株式会社JR東日本青森商業開発
A-FACTORYのデジタル化
デジタル化に取り組んだ経緯を教えてください
羽賀さん
コロナ禍が明けてからの観光需要の急増は、 A-FACTORYにとって嬉しい反面、スタッフ不足が課題でした。
加藤さん
現場が忙しいことで、本業である営業活動が全くできず事務作業にも膨大な時間を費やしている日々に嫌気が差していました。それに加え、現場で働くスタッフからも人手不足の声が上がるようになり、 A-FACTORYの業務改善は急務となっていました。 A-FACTORYの責任者という立場もあり、事務作業の自動化のアイディア自体はいくつか持ち合わせていたため、すぐに羽賀さんに相談しました。業務効率化というよりも自動化することで大幅な変化を起こすことを目指し、実現可能性を探りはじめました。
羽賀さん
JR東日本青森商業開発では、コロナ直前にDX推進をはじめました。チャットツールであるLINE WORKSやノーコードで業務効率化を実現できるkintoneなどをすでに利用しており、今では私が中心になって数名でDX推進チームを組んでいます。社内全体のシステムの管理を私が担当し、あらゆる業務でデジタルツール活用の可能性や改善策を探っています。加藤さんから相談をもらった際、このアイディアを実現することで事務作業にかける時間が大幅に削減できることを想像できたため、すぐに当時の社長に承認をもらいました。社長もデジタル化には前向きであったこともすぐに動き出すことが出来た要因かもしれません。
DXを進める人財が社内にいないために進めることが難しいケースが多い中、
デジタル人財を自社で輩出するためになにか取り組んでいることはあるのでしょうか
加藤さん
私はデジタル化に興味はありましたが、詳しいわけではありません。今回利用したプログラミング言語Pythonも初心者で、実は過去に別のプログラミング言語の習得に失敗しました…。現場の変革が求められているため、責任者としてなんとか自動化を実現させようと必死で取り組みました。
まずは、ChatGPTにアイディアの一部を実現出来るか問いかけると、ChatGPTからは、Pythonを使えば出来る事と具体的なコード例が出力され、これを実行すると実現出来たところから始まりました。さらに初心者向けの本を読みながら学習を重ね、ChatGPTも活用しながら実践を積み重ねました。ChatGPTは個人で利用しており、記述したプログラミングコードに添削してもらうことで知識と技術を磨きました。Pythonのプログラミング精度が上がるだけでなく、ChatGPTの使い方も上達しました。
約1ヶ月程度で一定のアウトプットができるようになり、事務作業自動化のためのプログラミングに着手しました。それからはプログラミングコードの添削だけでなく、実行時にエラーが起きた際の原因究明や正しいコードの提示もChatGPTを利用し、自動化をひとつずつ進めました。
羽賀さん
現在、Pythonを書き進めるメインは加藤さんが担当していますが、その他3名ほどのスタッフがChatGPTを駆使してPythonでのコードエラーを修正できるようになりました。そのため、加藤さんが不在でも運用できています。ChatGPTの利用に意欲的な3名を選出し育成できたことは、組織で運用するためには非常に重要だと感じています。
加藤さん
羽賀さん得られた成果と過程、今後の展望
実際に A-FACTORYで取り組んだことと成果を教えてください
加藤さん
先ほどお話したようにプログラミング言語Pythonを駆使して手作業で実施している業務の自動化を実現しました。 A-FACTORYの店舗に入っているレジはすべてスマレジ（クラウド型POSレジシステム）を採用しているため、出店飲食店の売上管理や、これまで膨大な取引データPDFの中から目視で探していた間違いのある取引を瞬時に発見することの自動化をPythonで実現しました。元々は手作業でデータの集計や確認をしていたため、ミスが多発しそれぞれの業務に毎日30分ほど費やしていました。自動化することで数分で済むようになるだけでなくチェックミスがほぼ0％になりました。
特に効果が大きかったのは、商品入荷登録の自動化です。各取引先からの仕入伝票をもとに手作業で商品入荷情報を入力し月20時間程度かかっていたものを、発注情報をもとに自動化することで3時間ほどに抑えることに成功しました。最終的には人間のチェックや微調整が必要になりますが、かなり業務が圧縮されました。
また、シフトの作成も自動化しました。元々、手作業で1日ごとの稼働人数やメンバーのスキルを踏まえ作成していたために、出来上がるまでに3時間ほど要していました。また、当日になってスタッフが足りないこともあり、かなり悩んでいました。各人のシフト希望やスキル、必要な人数等の条件をプログラムに与え、シフト作成を自動化したところ、ミスがほぼなく作成時間も数分になりました。
これ以外にもいくつかありますが、全て合わせると年間650時間の業務削減を実現できました。ツール導入や開発に費用をかけずに自社のみで達成できたことは、会社が中長期的にデジタル化を進めるための大きな一歩だと感じます。
羽賀さん
当初課題だったスタッフ不足ですが、デジタル技術を活用することで人数を維持したまま、観光需要に対応できる体制となり、 A-FACTORYは過去最高の売上を更新しています。最近では、全国のJRグループから視察が来ており注目度の高さも実感しています。
商品入荷登録システムの管理画面とても順調にデジタル技術の導入が進んでいるように見えますが、逆につまずいたことはありますか？
羽賀さん
我々JRグループ共通で利用しているシステムがあり、セキュリティの観点で導入が難しいツールやシステムもあります。最近だと、天井にセンサを設置して通行する人々を方向別に自動でカウントするシステムを検討しましたが、叶いませんでした。
また、ツール導入を進める際、本部の承認までにどうしても時間を要することが多いため、準備や検討の段階で確認できることを先に済ませるなど、スピード感をもって取り組むように工夫しています。
今後の展望について教えてください
加藤さん
Pythonでの自動化はある程度成功したため、次は業務フローを見直し、不必要な工程や作業そのものをなくす活動に取り組んでいきたいです。また、A-FACTORYでは最近セルフレジを導入しましたので、さらなる省人化を目指しています。
羽賀さん
既存環境の向上を目指し、新しいツールは常にチェックしています。A-FACTORY内だけでなく、社員全体に関わる範囲での業務効率化のため、チャットツールの変更やクラウド型のグループウェアの検討を進めています。
事務室の様子
セルフレジの様子JR東日本青森商業開発
| 所在地 | 〒038-8555 青森県青森市柳川1-2-3MAP |
|---|---|
| TEL | 017-734-1211 |
| URL | https://jre-abc.com/ |